Véritable vitrine pour l'entreprise, l'espace d'accueil véhicule son image : le style, la décoration et le mobilier qui s'y trouve doivent être mûrement réfléchis car ils auront une influence sur la première impression des clients.
L'espace d'accueil est un poste de travail à part entière et son aménagement doit tenir compte des multiples activités qui peuvent y être réalisées, qu'il s'agisse de secrétariat, gestion organisationnelle ou de standard téléphonique. L'hôte ou hôtesse d'accueil doit pouvoir utiliser cet espace pour renseigner les visiteurs, et le cas échéant effectuer son travail à destination des autres salariés de l'entreprise. L'espace d'accueil doit donc être pensé en termes d'esthétique et d'ergonomique, mais également de mobilité. Il peut ainsi être bénéfique d'associer le personnel d'accueil à l'aménagement de cet espace afin de mettre en évidence les différentes activités qui s'y déroulent, et ainsi concevoir un poste de travail adapté.
Dans un souci de confidentialité des échanges, il doit être placé de préférence dans un endroit silencieux, éloigné des salles de réunion, des espaces de travail ou des sanitaires ; fonctionnel il doit néanmoins se trouver à proximité des bureaux ou autres lieux d'activité de l'entreprise sur laquelle il renseigne. L'installation de l'espace d'accueil se fait ainsi fréquemment à proximité des portes d'entrée, l'un de ses rôles essentiels étant d'assurer la jonction naturelle entre l’entrée et les espaces qui seront utilisés par les visiteurs et clients.
L'espace d'accueil doit être suffisamment vaste pour permettre la réception d'un nombre important de personnes au même moment, en fonction bien sûr de la taille et des besoins de l'entreprise. Il doit aussi permettre l'affichage d'informations quant à l'activité et assurer certaine commodité contribuant à l'aspect convivial du lieu (machine à café, fontaine à eau et toilettes facilement repérables). L'aménagement de cet espace doit également prendre en compte l'éclairage et l'acoustique, non seulement pour créer un environnement apaisant mais également pour permettre aux employés de mener à bien leur mission d'accueil.