Indépendamment de sa taille ou du secteur professionnel, le choix de locaux adaptés est primordial pour une entreprise. La surface notamment doit tenir compte de la taille de la structure et des besoins nécessaires à l'exercice de son activité : espace de stockage, surface de vente, cabines ou bureaux isolés, espace d'accueil... Le calcul de la surface adéquate est donc un élément essentiel du cahier des charges.
Au-delà du type de bâtiment (neuf ou ancien notamment) et du calcul de la superficie des parties communes, l'entreprise est conditionnée par le cœur de son métier et son mode de travail : il lui faut ainsi déterminer le type d'espace – open-space ou bureaux fermés mais également salles de réunion – et les fonctions que doivent permettre les locaux et bureaux. L'entreprise doit-elle recevoir des clients et a-t-elle besoin d'espaces de confidentialité, ou peut-elle se contenter d'une surface de vente ? Le besoin en superficie est donc étroitement lié à l'activité.
Aux surfaces de travail s'ajoutent évidemment les espaces nécessaires à la circulation, aux sanitaires et autres locaux techniques éventuels qui augmentent la superficie nécessaire à la vie de l'entreprise.
L'entreprise doit par ailleurs anticiper ses perspectives de croissance lorsqu'elle détermine la superficie de ses locaux : le recrutement de nouveaux salariés ou l'achat de nouveaux matériels pourra entraîner un accroissement des besoins en termes d'espace.
Il convient néanmoins de se garder des calculs basés sur le ratio m²/salarié fréquemment pris comme référence : le besoin d'espace pour chaque employé est là encore lié au secteur d'activité, et un juriste n'aura pas nécessairement besoin de la même surface de travail qu'un développeur web.
Évaluer le besoin en m² passe donc par la construction d'un cahier des charges précis, les critères à prendre en compte dans le choix de locaux professionnels étant nombreux. Une bonne connaissance du marché et de la zone d'implantation choisie est ainsi indispensable, l'offre immobilière professionnelle pouvant grandement diminuer une fois que sont définis tous les critères de l'entreprise.