Comment et à quel moment déménager les bureaux de votre entreprise
Pourquoi et comment déménager ?
Un déménagement pour une entreprise comme pour une famille est un moment fort. Excitant pour certains il peut aussi être source d’appréhension pour d’autres. C’est un challenge qui met le dynamisme et la cohésion de vos équipes à l’épreuve. Il se doit d’être bénéfique pour votre image de marque. En 10 points, cette check-list vous permettra d’être opérationnel sur toute la ligne !
Pourquoi déménager ? Se poser les bonnes questions
La réduction des coûts
C’est un enjeu majeur car acquis ou loué, l’immobilier est le deuxième poste de dépense pour une entreprise.
L’espace
Le développement d’une entreprise se traduit par le recrutement de nouveaux salariés. L’employeur peut aussi décider d’opérer un regroupement des équipes sur un seul site.
L’image de l’entreprise
La vie d’une société peut être longue et elle doit faire correspondre ses nouveaux locaux à son image.
L’environnement
Il peut être avantageux d’intégrer de nouveaux locaux plus adaptés aux nouvelles normes énergétiques et environnementales. De plus en plus d’entreprises s’inscrivent dans une démarche de développement durable.
Les salariés
Une meilleure qualité de vie pour les salariés avec un espace adapté, l’accessibilité aux transports et un confort de travail seront gages de productivité.
Les étapes du déménagement
Informer et communiquer auprès des salariés et des instances représentatives du personnel
Les collaborateurs doivent se sentir impliqués, une visite des bureaux peut les rassurer. Il est important de les solliciter et de recueillir leurs avis. Les clients doivent aussi être mis à l’honneur avec une communication positive.
Les aspects administratifs, de sortie et d’entrée, et la mise à jour des coordonnées
En cas de bail commercial le bailleur doit être prévenu au moins 6 mois avant la date souhaitée. Une fois que le local qui correspond aux attentes de l’entreprise sera trouvé commencera alors la phase de négociation jusqu’à la signature. La nouvelle adresse professionnelle doit être mise à jour auprès des administrations françaises, des partenaires, des clients, des prestataires ainsi que sur les différents supports de communication.
Trouver les bureaux adaptés
Les besoins et les critères de choix doivent être le plus précis possible. Cela permet de cibler les bons supports de communication et d’être plus efficace. Les professionnels de l’immobilier sont des alliés indispensables dans la recherche de votre local idéal que ce soient des bureaux ou des locaux d'activités !
Nommer une équipe ou un responsable qui gèrera le cahier des charges
Afin de bien coordonner toutes les opérations logistiques, il est préférable de nommer un responsable ou une équipe (suivant la taille de l’entreprise) qui coordonnera les actions et suivra de près le calendrier. Le cahier des charges détaillé permet de maîtriser le planning et le bon déroulement du déménagement. Une bonne organisation permet d’évoluer sans stress.
L’installation
Le jour J n sera qu’une formalité si tout a bien été préparé et anticipé. Une fois le déménagement en tant que tel effectué, place à l’emménagement ! L’aménagement et la décoration soignée des espaces de travail ont aussi leurs importances. Les salariés apprécieront ces efforts et n’en seront que plus productifs.
Alors, bienvenue dans vos nouveaux locaux et bonne continuation !